Nghiệp vụ thư ký trong năm 2021 có gì mới

Thông tin thêm

 

Ngành thư ký không còn quá xa lạ đối với đại đa số chúng ta nưa, khi mà nó là một trong những ngành hot của thập niên trước, khi mà thời đại cntt chưa phát triển như bây giờ. Nhiều bạn trẻ chòn những ngành thuộc về linh vực kinh tế nhiều hơn, trong đó cho thư ký, một trong nhưng ngành được lựa chọn nhiều nhất vào lúc đó, còn bay giờ tuy đã không được nhiều người chọn nhưng đó vẫn là một ngành tốt với mức thư nhập ổn nếu nói là khá trở lên, nếu mà bạn làm lâu. Cho nên bây giờ mình sẽ tổng hợp lại những gì cần thiết nhất về thư ký để các bạn có thể nắm rõ hơn về ngành nhé.

 

1.Thư ký là gì?

Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc. Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền hay còn gọi là thư lại (thuật ngữ cổ). Ngày nay, chức năng, nhiệm vụ và công việc của các thư ký đã được mở rộng, khiến thư ký trở thành một nghề phổ biến trong xã hội hiện đại.

 

2.Những công việc hằng ngày của thư ký?

Khởi đầu ngày làm việc của thư ký giám đốc

-   Đến sớm hơn giờ làm việc và list các công việc cần thực hiện trong ngày

-   Nắm bắt và giải quyết nhanh chóng các công văn đến, đi đặc biệt các công văn có tính chất gấp

-   Nhận chỉ thị từ sếp và giao việc cho các bộ phận liên quan.

 

 Giải quyết những công việc hằng ngày của mình

-   Soạn thảo hợp đồng, văn bản, email tới khách hàng

-   Lên thời gian hoàn thành các công việc

-   Nhận các cuộc điện thoại và ghi chép lại thông tin

-   Xử lý các hồ sơ liên quan

 

Kết thúc ngày làm việc của thư ký trợ lý giám đốc

-   Thực hiện các công việc còn tồn đọng

-   Hoàn thiện toàn bộ các giấy tờ, sổ sách, công văn có liên quan trong ngày

-   Trình sếp các công văn khẩn cấp, có tính chất gấp. Sắp xếp lại và note các công việc của ngày hôm sau.

-   Nhắc sếp lịch các cuộc hẹn và chuẩn bị hô sơ cho các cuộc gặp gỡ này.

-   Trường hợp đi công tác cần chuẩn bị từ chiều hôm trước

 

3.Những kỹ năng cần thiết của thư ký?

 

+Thư ký phải có kỹ năng chuyên môn cao

+Kỹ năng gaio tiếp

+Kỹ năng vi tính, tin học

+Kỹ năng sắp xép lịch trình công việc

+Am hiểu về nhiều mảng kiến thưc khác nhau và xư lí tốt công việc

+Kỹ năng quản lí

+Trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc

 

4.Những phẩm chất quan trọng của thư ký

Phẩm chất của thư ký văn phòng

 

Người làm nghề thư ký văn phòng khi tuyển dụng thường đòi hỏi rất cao. Bên cạnh các kỹ năng cần thiết như: tin học văn phòng, ngoại ngữ, khả năng giao tiếp…thì đòi hỏi thư ký văn phòng cần có những phẩm chất nghề nghiệp.

 

Bởi họ là người đóng vai trò quan trọng đối với giám đốc của công ty. Dưới đây là các phẩm chất của thư ký văn phòng:

 

Tạo được sự tin cậy

 

Niềm tin luôn là yếu tố đầu tiên trong công việc. Làm thư ký văn phòng luôn tiếp xúc, gặp gỡ các đối tác quan trọng của công ty. Và luôn có các buổi gặp gỡ đàm phán hợp đồng giữa các đối tác nên thư ký cần tạo được niềm tin đối với sếp, đối với đối tác để có hiệu quả cao trong công việc.

 

Ý thức trách nhiệm công việc

 

Giám đốc luôn là người bận rộn nên thường không có thời gian quán xuyến hay sát sao công việc của thư ký. Vì vậy, là nhân viên thư ký bạn nên có ý thức chủ động trong các công việc như: lên kế hoạch buổi họp, soạn văn bản, chuẩn bị tài liệu cho buổi họp….

 

Tự tạo động lực, tự giác trong công việc

 

Để thành công với nghề thư ký văn phòng thì trong công việc bạn cần nhanh chóng hoàn thiện công việc được giao một cách hiệu quả nhất. Đặc biệt, trong thời gian sếp đi vắng thì thư ký cần giải quyết tốt mọi giấy tờ một cách ổn thỏa.

 

Làm việc độc lập hiệu quả

 

Ngoài những kỹ năng mà thư ký cần có thì cần có sự chủ động, làm việc độc lập hiệu quả. Đây được xem như phẩm chất “vàng” nên có ở một thư ký. Không phải lúc nào sếp cũng có mặt ở công ty để giao các công việc mà bạn cần liên hệ và đảm bảo tiến độ công việc.

 

Trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ

 

Phẩm chất trung thực và tỉ mỉ là phẩm chất quan trọng cần có ở mỗi ngành nghề. Trong đó, nghề thư ký là rất cần thiết. Bởi ở một vị trí thường xuyên tiếp xúc với công văn, giấy tờ, hợp đồng quan trọng của công ty nên bạn cần tỏ rõ sự trung thực luôn được giám đốc tin cậy.

 

5.Mức lương của thư ký

Lương vị trí Thư ký Giám đốc phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, nhưng tính chất chung công việc đòi hỏi sự khắt khe và yêu cầu cao nên mức lương của Thư ký Giám đốc được đánh giá ở mức khá ổn định. Mức lương trung bình từ 12 triệu/tháng. Mức lương phổ biến từ 9 triệu đến 16 triệu/tháng.

 

6.Tổng kết

Vậy là mình đã tổng kết nhưng gì cần thiết nhất về ngành thư ký cho các bạn rồi, nếu các bạn có hứng thú muốn hiểu sâu hơn về ngành hay muốn học để đi làm thư ký, thì đừng ngừng ngại mà tham khảo khóa học thư ký nhá.

Cảm ơn bạn đã xem và chúc bạn thành công.